Kişisel verilerin korunması ve aydınlatma metni

İMARİST; taşınmaz hukuku, tapu ve takyidat incelemeleri, hukuki belge ve sözleşme analizi ile imar, ruhsat ve teknik proje uygunluk kontrollerine yönelik dijital karar destek ve doküman işleme platformudur. İMARİST tarafından sunulan sonuçlar, özellikle hukuki değerlendirme gerektiren alanlarda yetkili profesyonelin nihai kontrol ve onayının yerine geçmez.

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, İMARİST platformunun işletilmesi ve sunulması kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla İNOVENTA TECHNOLOGY A.Ş. tarafından işlenebilecektir.

• Unvan: İNOVENTA TECHNOLOGY A.Ş.
• KVKK iletişim adresi: kvkk@inoventatechnology.com

Merkez adresi, MERSİS numarası ve ticaret sicil numarası resmî şirket kaydından bu metne işlenecektir. Alan adı veri sorumlusu değildir.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

İMARİST’in kullanılması sırasında, hizmetin niteliğine ve kullanıcı tarafından gerçekleştirilen işlemlere bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir. İMARİST, hizmetin sunulması için gerekli olmayan kişisel verilerin sisteme yüklenmemesini esas alır.

• Kimlik bilgileri: ad, soyad ve yüklenen belgelerde bulunabilecek kimlik bilgileri.
• İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası ve kullanıcı tarafından sisteme girilen diğer iletişim bilgileri.
• Kullanıcı ve hesap bilgileri: kullanıcı hesabı, üyelik, yetkilendirme, rol ve oturum bilgileri.
• Hukuki işlem ve dosya bilgileri: tapu kayıtları, takyidat bilgileri, sözleşmeler, vekâletnameler, dava ve uyuşmazlıkla bağlantılı belgeler ile kullanıcı tarafından sisteme yüklenen diğer hukuki dokümanlarda bulunan bilgiler.
• Taşınmaz ve teknik veriler: taşınmaz, parsel, proje, imar, ruhsat ve teknik dokümanlarda bulunan bilgiler.
• İşlem güvenliği verileri: IP adresi, erişim ve oturum kayıtları, tarih-saat bilgileri, kullanıcı işlemleri, dosya yükleme, görüntüleme, indirme, değiştirme ve silme kayıtları ile sistem güvenliği kapsamında oluşturulan log kayıtları.
• Mesleki bilgiler: kullanıcının mesleği, kurumu, yetki ve kullanıcı rolüne ilişkin bilgiler.
• Özel nitelikli kişisel veriler: kullanıcı tarafından sisteme yüklenen belgelerin içeriğinde bulunması hâlinde KVKK’nın 6. maddesi kapsamındaki özel nitelikli kişisel veriler.

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel veriler, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi,
• kimlik ve kullanıcı yetkilendirmesinin gerçekleştirilmesi,
• platform hizmetlerinin sunulması,
• kullanıcı tarafından yüklenen belge ve dokümanların işlenmesi ve analiz edilmesi,
• hukuki ve teknik kontrol süreçlerinin yürütülmesi,
• risk, eksiklik ve çelişkilerin tespit edilmesi,
• kullanıcı tarafından talep edilen rapor, analiz, sözleşme veya diğer çıktıların oluşturulması,
• mevzuat ve içtihat eşleştirme fonksiyonlarının yürütülmesi,
• platform ve bilgi güvenliğinin sağlanması ve yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
• işlemlerin kayıt altına alınması, teknik hata ve güvenlik olaylarının tespiti,
• hizmet kalitesinin geliştirilmesi ve kullanıcı destek taleplerinin karşılanması,
• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve uyuşmazlık hâlinde hakların tesisi, kullanılması veya korunması.

4. Belge yükleme ve üçüncü kişilere ait kişisel veriler

İMARİST, kullanıcıların PDF, Word, taranmış belge, evrak veya belge fotoğrafı ve mevcut sözleşmeleri sisteme yükleyerek analiz gerçekleştirebilmesine imkân sağlayabilir. Bu belgelerde kullanıcı dışında müvekkil, sözleşme tarafı, taşınmaz maliki, vekil, temsilci veya diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bulunabilir. Kullanıcı, İMARİST’e yüklediği belgeler ve kişisel veriler bakımından gerekli hukuki yetkiye veya KVKK kapsamında geçerli bir veri işleme şartına sahip olmakla yükümlüdür. Kullanıcının hukuka aykırı biçimde elde ettiği veya işlemeye yetkili olmadığı kişisel verileri platforma yüklememesi esastır.

5. Otomatik işleme

Yüklenen belgenin metni, aynı uygulama sunucusundaki okuma motoruyla çıkarılır. Dosyanın kendisi veya içinden çıkan metin, üçüncü taraf bir yapay zekâ şirketine gönderilmez ve model eğitiminde kullanılmaz. Yargıtay araması, kullanıcının yazdığı arama cümlesini Türkiye’deki resmî karar arama hizmetine iletir; yüklenen tapu veya sözleşme dosyasını o hizmete göndermez.

Risk taraması ve taslak metin bu sunucudaki kurallarla üretilir. Hukuki sonuç doğurabilecek çıktı, avukat veya ilgili uzman kontrolü olmadan nihai karar değildir.

6. Kişisel verilerin aktarılması

Veriler, hizmetin yürütülmesinin gerektirdiği ölçüde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Her aktarım bakımından veri minimizasyonu ilkesi gözetilir ve hizmet sağlayıcılara yalnızca ilgili hizmetin yerine getirilmesi için gerekli olan verilerin aktarılması esastır.

• uygulama sunucusunu işleten barındırma sağlayıcısına,
• Yargıtay aramasında, yalnızca arama cümlesi için resmî karar arama hizmetine,
• hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mahkemelere, icra mercilerine ve kanunen yetkili özel hukuk kişilerine.

7. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması

Hesap ve yüklenen dosyalar uygulama sunucusunda tutulur. Bu sunucu Türkiye dışındadır. Dosya, ayrı bir yapay zekâ veya bulut depolama şirketine aktarılmaz. Yurt dışına aktarım, bu sunucuda saklamadan ibarettir. KVKK md. 9 kapsamındaki standart sözleşme ve Kurul bildirimi, şirket tarafından ayrıca tamamlanacak hukuki işlemdir; bu metin o sözleşmenin imzalandığı anlamına gelmez.

8. Kişisel verilerin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi

Kişisel veriler; internet sitesi, kullanıcı kayıt ve giriş ekranları, platform içerisindeki formlar, kullanıcı tarafından yüklenen belgeler, elektronik iletişim kanalları, destek talepleri ile sistem, erişim ve güvenlik kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda elde edilebilir. Kişisel veriler, somut veri işleme faaliyetine göre KVKK’nın 5. ve gerektiğinde 6. maddelerinde öngörülen hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Açık rızanın hukuken gerekli olduğu veri işleme faaliyetlerinde ilgili kişinin açık rızası ayrıca alınır. Aydınlatma metninin kabul edilmesi tek başına açık rıza olarak değerlendirilmez.

9. Veri güvenliği

Yüklenen dosya, uygulama sunucusunda AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır. İndirme ve silme, dosyayı yükleyen hesap veya aynı ofis kaydı ile sınırlıdır. Yükleme, indirme ve silme; kullanıcı, zaman, işlem ve dosya özeti olarak denetim kaydına yazılır. Dosyanın kendisi bu kayda girmez. Demo hesapları üretim kaydından ayrıdır.

10. Saklama ve imha

Dosya kaydı 10 yıl, belgeden çıkarılan okuma taslağı 90 gün saklanır. Süre dolunca dosya ve taslak metin silinir. Hesap silinmez; deneme bitince giriş kapanır, e-posta ve parola özeti durur. Ayrı bir yedek hizmeti bu sürümde yoktur. Sunucu diskinden silinen dosya, ayrıca tutulmuş bir yedek kopya varsa o kopya durabilir.

11. İlgili kişinin hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerin düzeltilmesini isteme,
• mevzuatta öngörülen şartlar kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

12. KVKK başvuruları

KVKK kapsamındaki talepler İNOVENTA TECHNOLOGY A.Ş.’ye, kvkk@inoventatechnology.com e-posta adresi üzerinden iletilebilir. Başvurular, KVKK’nın 13. maddesi ve ilgili ikincil mevzuat hükümleri çerçevesinde değerlendirilerek yasal süre içerisinde sonuçlandırılır. Başvurunun niteliğine göre başvuru sahibinin kimliğinin doğrulanmasına yönelik ek bilgi veya belge talep edilebilir.

13. Güncelleme

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve Aydınlatma Metni; mevzuat değişiklikleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, İMARİST’in teknik altyapısında veya veri işleme süreçlerinde meydana gelebilecek değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin İMARİST internet sitesi üzerinden yayımlanır.

İNOVENTA TECHNOLOGY A.Ş.
İMARİST — taşınmaz hukuku ve imar ile teknik karar destek platformu